Если вы считаете свою прибыль с заказа как «стоимость продажи минус стоимость закупки», то самое время пересмотреть свой подход к этому вопросу. Ведь по заказу у вас может быть еще масса расходов: на доставку, на рекламу, на подарки к заказу (а как же, Новый Год на носу) , на бонусы сотрудникам, на … Учет этих расходов можно осуществлять в retailCRM в модуле «Финансы», можно в МойСклад, а можно и там, и там!
С версии 6.0 в retailCRM появилась возможность фиксировать расходы магазина. Расходы можно привязывать к заказу, а можно вести обособлено.
В ситуации, когда складской и финансовый учет ведется с помощью системы МойСклад, было бы отлично получать в МойСклад данные расходы из retailCRM в виде документов Расходный ордер или Исходящий платеж. В данной статье расскажу, какие варианты есть для решения этой задачи.
Для начала необходимо определиться, в какой момент необходимо создавать расходы в МойСклад. Например, если мы рассматриваем расходы по типу офисных, то очевидно, что такие траты можно передавать общим списком в конце дня. В этом случае в планировщике настраивается задача автоматического запуска скрипта, который будет получать из срм все расходы за день и создавать на их основании документы в МойСклад.
Возможна ситуация, когда необходимо обрабатывать расходы более оперативно, желательно максимально близко к моменту создания расхода в CRM. Как правило, такие расходы будут привязаны к заказу. Тут на помощь приходят триггеры. Но есть одна проблема: момент создания расхода невозможно отследить в триггере напрямую, такого события нет. Тут придется импровизировать и делать триггер на изменение данных заказа, которые каким-то образом связаны с расходом. Например, расходы на подарки к заказу можно учитывать в момент перехода заказа в статус «Согласовано» или любой другой. Как альтернативный вариант, всегда можно настроить отправку расходов в МойСклад при переходе заказа в финальный статус «Выполнен». Вообщем, все зависит от конкретной задачи.
Следующий шаг — необходимо определиться с контрагентом в МойСклад, на которого будут списываться наши расходы. Дело в том, что в МойСклад в документах Расходный ордер и Исходящий платеж реквизит Контрагент является обязательным для заполнения.
Для расходов, привязанных к конкретному заказу, в качестве контрагента можно указывать самого клиента из заказа. Для всех остальных расходов придется завести отдельного контрагента «по умолчанию», на которого будут оформляться автоматически выгружаемые расходы. Придется дополнительно сохранить его ID в скрипте выгрузки и указывать при выгрузке расходов.
Также неплохо бы реализовать возможность каким-то образом ограничить выгрузку одного и того же расхода несколько раз. Например, если выгрузка настроена на смену статуса заказа, то нам нужно, в ситуации, когда заказ несколько раз был переведен в контрольный статус, чтобы расход был выгружен только 1 раз. Либо, чтобы при повторной выгрузке, если данный расход уже был выгружен в МойСклад, данные в расходном ордере обновлялись.
Одним из вариантов решения данной задачи является создание в документе МойСклад пользовательского поля, в котором мы будем сохранять ID расхода из retailCRM. Таким образом, в скрипте выгрузки мы сможем предварительно проверить, если в МойСклад документ с данным ID, и если есть, то либо не выгружать расход повторно, либо обновить информацию в уже существующем документе.
Финальный штрих — необходимо сопоставить статьи расходов из retailCRM и статьи расходов МойСклад.
В итоге, в результате работы скрипта, мы должны получить в МойСклад новый документ Расходный ордер.
На скриншоте результат автоматической выгрузки расхода, представленного в начале данной статьи: затраты на бумагу для принтера выгрузились в МойСклад.